員工入職環(huán)節(jié)的風險及防范對策【收藏版】
隨著我國勞動法律法規(guī)的不斷完善，員工法律意識不斷提高，員工入職風險在內的企業(yè)用工風險日益突出，如何規(guī)避員工入職風險，是擺在企業(yè)面前的重要課題。
在企業(yè)人力資源管理實務中，各種各樣的勞資糾紛，往往從辦理員工入職時就已經(jīng)開始產(chǎn)生了，由于企業(yè)缺乏規(guī)范管理，忽視了風險防范，埋下了諸多勞動爭議的隱患。
01、員工入職風險概述
所謂員工入職風險，是指企業(yè)在完成員工招募后，求職者正式入職時所存在的有可能使企業(yè)蒙受損失的一系列風險，是企業(yè)用工風險的重要組成部分。員工入職是人力資源管理招聘模塊中的核心環(huán)節(jié)，建立完善的員工入職流程，有效地規(guī)避員工入職所帶來的風險，是企業(yè)人力資源部門責無旁貸的工作之一。
縱觀我國各行各業(yè)成千上萬的企業(yè)，真正能做到百分之百地規(guī)避員工入職風險的，幾乎是不存在的，即便是大到幾十萬人的航母型大企，也只是做得相對完善，把員工入職風險降到最低限度而已，未必就是萬無一失。我國大多數(shù)的企業(yè)，尤其是小微型企業(yè)，在員工入職風險管控方面，都不是那么地完善，這中間有企業(yè)自身的原因，也有社會發(fā)展大環(huán)境的原因。
近幾年來，我國勞動糾紛居高不下，折射出勞動者維權意識越來越強，勞動者在權益受到損害時，再也不像上世紀九十年代初那樣選擇忍氣吞聲委曲求全，而是選擇憤然反擊，申請勞動仲裁、訴諸法律對簿公堂等，維護自己的合法權益。
02、員工入職風險成因分析
由入職環(huán)節(jié)所引發(fā)的勞動糾紛，原因很多，有些是因為企業(yè)HR不懂勞動法，不知道如何制定合法的規(guī)章制度，不明白在辦理員工入職時應填寫哪些表單、作出哪些聲明或承諾，做到有效地規(guī)避風險，致使企業(yè)處于高風險狀態(tài)下運作；有些則是HR懂勞動法，但由于一些主觀或客觀的原因導致企業(yè)不守法，給企業(yè)帶來風險。
歸納言之，員工入職風險產(chǎn)生的原因，主要有以下幾個方面：
（一）企業(yè)管理層勞動法意識不強
迫于市場競爭需要，我國大多數(shù)企業(yè)的管理層往往把主要的時間精力和各種資源都放在市場開拓、技術研發(fā)、產(chǎn)品銷售等方面，對于企業(yè)后勤管理，常常是資源投入不足，在勞動法方面，他們往往意識不強。甚至有些企業(yè)老板認為，后勤工作嘛，即使做得不那么盡如人意，也不會有太大影響，不會傷筋動骨。正因為如此，企業(yè)管理層對勞動法律法規(guī)沒有足夠的重視，企業(yè)內部缺乏合法的人力資源管理體系進行植入和風險管控，致使企業(yè)用工風險居高不下。
（二）企業(yè)HR不了解勞動法
我國龐大的企業(yè)HR從業(yè)者中，有很大一部分并非科班出身，既沒有受過專業(yè)訓練，也沒有自學成才，不具備系統(tǒng)扎實的人力資源管理理論功底。在勞動法方面，能夠有深度了解的并不多，一知半解者居多。
在HR六大模塊中，勞動法不在其中，然而，對勞動法的掌握卻是企業(yè)HR的基本功之一，勞動法知識貫穿整個HR工作之中。事實上，懂勞動法的HR在工作開展中往往比較順利，他們在做決策之前，都習慣地把如何規(guī)避勞動法風險考慮進去了，反之，不懂勞動法的HR在工作中往往遇到較多的“障礙”，由于無從知道法律風險的規(guī)避，以致埋下諸多風險隱患。
（三）員工入職流程不完善
完善員工入職流程，全面書面化簽暑確認各種文件，是企業(yè)規(guī)避入職風險的重要利器之一。在實踐中，有些企業(yè)沒有制定完善的員工入職流程，甚至連入職流程都沒有，HR人員在辦理新員工入職時，隨意性大，沒有章法，往往遺漏一些重要內容，導致入職風險畸高，一旦發(fā)生勞動爭議，企業(yè)往往處于非常被動的狀態(tài)，遭受損失難以避免。
此外，有些企業(yè)的員工入職流程其實還算不錯的，但是，問題出在了執(zhí)行上，HR為了避免“麻煩”，“減輕”工作量，往往有意無意地“忽略”入職流程規(guī)定的某些環(huán)節(jié)，沒有嚴格執(zhí)行到位，該填的表格沒有填，該簽暑的文件沒有簽暑，導致風險產(chǎn)生。
（四）員工入職審查不嚴
員工入職審查是入職流程的重要環(huán)節(jié)，其目的是通過審查新入職員工的信息，保證員工所提供信息和證件證書的真實性，防止員工弄虛作假，給企業(yè)帶來損害。
入職審查不嚴是導致入職風險畸高的主要原因之一。近年來，由于員工入職時提供了偽造學歷證書、虛構工作經(jīng)歷，甚至是借用他人身份證等導致的勞動爭議案件層出不窮屢見報道，大部分案件的起因均為入職審查不嚴所致，忽略了一些重要細節(jié)，最終訴諸法律，使企業(yè)蒙受損失。
03、員工入職風險的主要表現(xiàn)
基于上述分析，因員工入職環(huán)節(jié)所帶來的風險，主要表現(xiàn)在以下幾個方面：
（一）沒有做入職體檢
在實務中，帶病入職者屢見不鮮。這里所說的病，分為職業(yè)病和普通疾病。前者是指員工在入職本企業(yè)前，就已患了職業(yè)病或者疑似職業(yè)病。后者是指一般疾病，比如一些傳染性疾病。員工帶病入職，不但將給其他員工帶來威脅，同時也給企業(yè)帶來風險。
（二）沒有具體的錄用條件
錄用條件是指企業(yè)正式錄用員工的條件。根據(jù)法律規(guī)定，員工在試用期被證明不符合錄用條件的，企業(yè)可以與之解除勞動合同。在實踐中，有些企業(yè)并沒有制定具體的錄用條件，員工入職時，企業(yè)只是口頭說明了一下錄用條件，甚至連口頭都沒有說，員工入職后工作了一段時間，企業(yè)認為其工作表現(xiàn)不佳，于是以“試用不合格”為由，單方面解除了勞動合同。而員工則認為自己表現(xiàn)挺好的，不存在不合格，于是互相扯皮，勞動爭議在所難免。根據(jù)勞動法規(guī)定，仲裁機構或審判機關往往難為支持企業(yè)的主張，企業(yè)需承擔不利后果。
（三）沒有及時簽訂勞動合同
勞動合同的簽訂時間，有三種情形，一是入職之前簽訂，二是入職之日簽訂，三是入職之后一個月內簽訂。第二種情形為常規(guī)情形，也是勞動法立法者鼓勵企業(yè)作為的情形，第一種和第三種是補充情形。簡單地說，只要在不超一個月簽，都是沒有風險的，不需承擔法律責任。
法律法規(guī)對沒有及時簽訂勞動合同的企業(yè)，規(guī)定了處罰條款，即向員工支付二倍工資。可見，不及時簽合同，是存在法律風險的。筆者通過中國裁判文書網(wǎng)搜索得知，在我國勞動爭議案件中，因未簽勞動合同而判決企業(yè)向員工支付二倍工資的現(xiàn)象非常普遍。
（四）沒有簽訂保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議
保密協(xié)議是企業(yè)與員工簽訂的要求員工保守商業(yè)秘密的協(xié)議。競業(yè)限制是指員工離職后一段時期內不得從事與本企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營同類產(chǎn)品的企業(yè)去工作。在現(xiàn)實社會中，因企業(yè)未與掌握核心商業(yè)秘密的員工簽訂保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議，導致企業(yè)商業(yè)秘密外泄，或者掌握企業(yè)商業(yè)秘密的員工離職后加入競爭對手企業(yè)，給企業(yè)造成慘重損失的例子，屢見不鮮。
除此之外，員工入職環(huán)節(jié)給企業(yè)帶來的風險還有很多，比如是否有做入職培訓、是否準確詳細地進行了入職登記、入職手續(xù)是否健全、是否制定了崗位職責、是否出具了上家企業(yè)的離職證明，等等。有些風險為顯性的，有些則是隱性的，這些風險都給企業(yè)帶來經(jīng)營隱患。
04、員工入職風險的防范對策
雖然入職風險成因復雜并且表現(xiàn)多樣，但并非無法避免，企業(yè)可以通過一定的防范措施，提前做好風險預防和管控，把問題消滅在萌芽狀態(tài)。同時，風險防范的方法方式也各式各樣，歸納言之，以下是幾種比較常用的防范對策：
（一）做好員工入職體檢，杜絕帶病入職
通過體檢，可以將患有嚴重疾病的人員篩選出去，保障企業(yè)的利益。入職體檢分為特殊體檢和普通體檢兩大類，具體為：
1. 特殊體檢。
特殊體檢是相對特殊行業(yè)和特殊崗位而言的。特殊行業(yè)，比如食品生產(chǎn)企業(yè)，國家法律法規(guī)對從業(yè)人員的健康狀況是有特殊要求的，企業(yè)應按照法律規(guī)定對新入職的員工進行相應的體檢，體檢合格的，方可上崗。特殊崗位，主要是指接觸職業(yè)危害的崗位。
根據(jù)《職業(yè)病防治法》規(guī)定，員工從事有職業(yè)危害的崗位，企業(yè)應當給其做崗前、在崗和離職的職業(yè)健康體檢。企業(yè)應當按照法律規(guī)定操作，把已經(jīng)患有職業(yè)病或疑似職業(yè)病以及有職業(yè)禁忌的人員篩選出去，規(guī)避相關風險。
2. 普通體檢。
對大多數(shù)企業(yè)、大多數(shù)員工來說，既不是特殊行業(yè)，也不是特殊崗位，只需做普通體檢即可。我國法律法規(guī)并沒有對員工入職必須體檢做強制性規(guī)定，因此，企業(yè)可以要求員工做入職體檢，也可以不要求。然而，為了防止員工帶病入職，企業(yè)把入職體檢作為一項強制環(huán)節(jié)列入入職流程，可以有效地保障企業(yè)的利益。
（二）制定具體詳細的書面錄用條件
對于不符合錄用條件的員工，法律賦予企業(yè)單方解除勞動合同的權利。然而，要規(guī)避違法解除的風險，企業(yè)依據(jù)“不符合錄用條件”進行解除勞動合同的前提，是必須要有具體詳細的錄用條件。企業(yè)可以根據(jù)不同的工作崗位，制定不同的錄用條件。制定錄用條件，需要注意以下幾點：
1.錄用條件要具體、詳細。對錄用條件的描述，要清晰、可量化，不得模棱兩可似是而非。比如，提供虛假學歷的、虛假身份證的，為不符合錄用條件。
2.錄用條件需合法。錄用條件不得與法律法規(guī)相違背。比如，企業(yè)規(guī)定某崗位只招聘未婚的，一旦發(fā)現(xiàn)已入職的員工為已婚，則屬于不符合錄用條件。此定義違反國家有關職業(yè)歧視的規(guī)定，不可為之。
3.要讓員工簽名確認。錄用條件應在辦理員工入職手續(xù)時給員工簽名確認，或者發(fā)放給員工，并保留書面證據(jù)。錄用條件的書面載體，可以是單獨的錄用條件告知書，也可以寫入勞動合同文本，忌用口頭、電子郵件、微信等方式傳達。
（三）及時簽訂勞動合同及保密、競業(yè)限制協(xié)議
在實務中，有些企業(yè)招聘量不大， HR喜歡“攢“在一起簽勞動合同，比如一個月簽一次。這樣其實很容易忘簽或漏簽。筆者建議，HR統(tǒng)一在辦理員工入職手續(xù)時一并把勞動合同簽了，此舉的最大特點是可以最大限度地避免忘簽、漏簽。
若新入職的人員是即將要掌握企業(yè)商業(yè)秘密的人員，為防止企業(yè)商業(yè)秘密外泄和掌握商業(yè)秘密的人員離職后從事相同行業(yè)的工作，給企業(yè)帶來損失，企業(yè)應與其簽訂相關保密協(xié)議和競業(yè)限制協(xié)議。
（四）做好入職審查工作
對于普通崗位，只需做基本審查即可，內容主要是基本信息審查，如姓名、年齡、籍貫、身份證號、民族、宗教信仰等；工作經(jīng)歷審查，如是否與上家單位解除了勞動關系、是否符合將任職崗位的錄用條件等。
對于關鍵崗位，如高級管理人員、高級技術人員、財務人員等，則需做深度審查。企業(yè)可以自主審查，也可以委托第三方機構進行背景調查。審查內容除上述基本審查以外，還包括學歷證書、資格證書真?zhèn)螌彶?，是否與上家單位解除了競業(yè)限制協(xié)議審查，工作能力是否勝將任職崗位審核，過往工作經(jīng)歷是否屬實審查，是否有犯罪記錄審查，等等。
（五）健全規(guī)章制度，完善入職流程，實行獎懲管理
轎子做得再漂亮，如果沒有人抬，終究只是幾塊廢木頭。同理，入職流程做得再完善，如果企業(yè)HR責任心不強，敷衍了事，執(zhí)行不到位，那也是徒勞的。具體而言，一是要健全企業(yè)規(guī)章制度，做到有章可循，二是要完善入職流程，作為HR辦理員工入職的作業(yè)指導書嚴格執(zhí)行，三是要實施獎懲制度，對辦理員工入職時敷衍應付的HR進行追責。
企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營管理中，各種經(jīng)營風險無處不在。就員工入職環(huán)節(jié)而言，大部分的風險都是可以預見的，企業(yè)只有認真分析各種可能發(fā)生的風險，了解其性質、特點，通過制定相應的防范對策并嚴格執(zhí)行，大多數(shù)的風險是可以得到有效防范的。也只有這樣，企業(yè)才能降低用工風險，構建和諧勞動關系，促進企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。
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文 / 謝炳城，原載《石油人力資源》2018年第5期
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